Planificación de compras a partir de la proyección de ventas en un ERP

Por: Astrid Estrada
Gerente Base Instalada Softland Guatemala

La administración de los recursos de la empresa se ha posicionado como un eslabón fundamental para que se puedan alcanzar los objetivos financieros y comerciales, y por consiguiente que la empresa logre el éxito esperado. Una adecuada administración de los recursos para un periodo determinado, se encuentra basada en una proyección certera de los ingresos para poder planificar los egresos.

La proyección de las ventas permite a los líderes de las empresas elaborar los presupuestos de ingresos y a partir de éste elaborar los presupuestos de egresos, es decir, cuánta mercadería se necesitará, si se requiere de más personal, de más espacio de almacenamiento o de nueva maquinaria y herramientas.

La misión de un Sistema ERP es entregar a las empresas las herramientas necesarias para sistematizar la gestión y control de los recursos, por lo que este tipo de sistemas es capaz de conjugar las diferentes variables que intervienen en una predicción de ventas futuras, basándose en los datos comerciales históricos que permiten marcar una tendencia al comportamiento comercial de la empresa en diferentes periodos. Con base en el  análisis de los datos históricos y de las variables cualitativas y cuantitativas.

Una vez definida la proyección de ventas para el ejercicio, se podrá determinar la necesidad de inventario, recurso humano, líneas de negocio y suministro o equipo necesario para poder entregar el producto o servicio adquirido sin demoras para el cliente, y de esta forma no afectar el ingreso.

La planificación de compras de insumos y producto dependerá directamente de los pedidos en curso al cierre del ejercicio anterior y la facturación que se realice en determinado periodo de tiempo en el ejercicio actual. Este proceso le permitirá al área de compras, producción y recursos humanos contar con flexibilidad y autonomía para  toma de decisiones de forma  ágil.

Un Sistema ERP permite que a partir de la proyección de ventas sea posible sugerir las solicitudes de compra de materia prima y generar las órdenes de compra necesarias para contar con las existencias que se necesitan para suplir la demanda de área comercial. Una de las principales ventajas que aporta un ERP es la integración de la información y gestiones, ya que a partir de un pedido de ventas el sistema es capaz de visualizar si se cuenta con lo necesario para cumplir este pedido, de no ser así se generan las acciones consecuentes del pedido de ventas, como son los pedidos de compras y las órdenes de producción o servicio.

Al realizar una proyección de ventas, las áreas de compras, producción, logística y recursos humanos pueden hacer una gestión proactiva, ya que podrán validar si la materia prima con la que se cuenta es suficiente para cubrir los lotes de producción que se requieren despachar, planificar la compra de los insumos con el tiempo suficiente para comprar producto de buena calidad a buen precio y en el tiempo necesario para que los atrasos de importación no afecten los tiempos de entrega al cliente, el área de recursos humanos puede analizar si el personal con el que se cuenta en las diferentes áreas de la cadena de suministro es el adecuado o si se debe contratar más personal, reubicarlo o desarrollarlo y  el  área de logística planifica de forma eficiente la distribución de almacén y las rutas para el despacho de producto.

La planeación de ventas es el eslabón más importante en la cadena de suministro del negocio de la empresa, una proyección realista y certera da lugar a que el resto de las áreas pueda planificar sus actividades y recursos, y con esto poder cumplir con los tiempos pactados con los clientes. En general, este proceso permite tener una base firme para la planificación de las compras que los líderes de área necesitan elaborar para que los directivos puedan tomar las mejores decisiones que impactan en el crecimiento de la empresa.

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