Errores, atrasos, revisiones, estos temas son recurrentes en empresas que necesitan manejar diferentes turnos u horarios. La cantidad de incidencias o variables que se generan todos los días es significativa y por lo general no se registra día a día, obligándonos a 2 o 3 días de estrés antes del pago de cada planilla.
El 90% de las empresas de mas de 100 colaboradores necesitan hacer cierres anticipados de sus planillas, como ejemplo, calcular la nómina el día 27 del mes asumiendo que los días 28,29 y 30 no existirán incidencias que afecten los reportes fiscales. Pero en la mayoría de los casos, tendrán altas, bajas, emergencias de seguro social, faltas injustificadas. Estas situaciones los obligan a generar procesos fuera de lo estándar y a solicitar herramientas que se ajusten a estas practicas “necesarias” porque sus procesos son “únicos”, al final del día esta mala practica los lleva a no ser eficientes.
La solución está en generar políticas de control de asistencia y procesos y procedimientos que ayuden y obliguen al departamento de RRHH a que las incidencias se operen en el momento en que se generan. Se deben de crear puntos de control que ya sea con ayuda de un biométrico o sin Él, nos permita a determinada hora de la mañana saber quiénes faltaron sin razón, quienes llegaron tarde, quienes están como reemplazo de alguien mas en un turno distinto, quienes tienen incidencias (seguro social, permiso justificado, etc.) que evite un efecto negativo en su calculo de salario. De la misma manera al final del día, ese punto de control nos dirá, quienes salieron en la hora que correspondía, quienes salieron en horario extendido aprobado (extras), quienes salieron en horario extendido no aprobado o por compensación de errores (extras sin pago).
Las bajas de los colaboradores también deben de reportarse de forma inmediata y seguir el procedimiento rígido de salida del colaborador, ya sea por renuncia o despido. Sera casi una ley que los distintos departamentos de la empresa hagan la solicitud de los colaboradores que necesitaran ser contratados en diferentes periodos de tiempo, para que estos nuevos ingresos sean tomados en cuenta en la programación de los turnos y horarios. La contratación de personal de emergencia no solo causa errores en el área de recursos humanos, también causa que presupuestos financieros de mano de obra salgan de control y por ende castiguen la utilidad esperada en las empresas.
Cuando logremos normalizar o establecer estas políticas, lograremos que la planilla se calcule el mismo día en que se paga y lo haremos de forma correcta. Para más información sobre cómo gestionar su área de RRHH, comuníquese al correo informes@softland.com.gt o al WhatsApp: 3003-6766.
